言葉遣い

メールの書き方講座!件名や言葉遣いの基本は?整理や送信取消の方法も

6月1日時点で大学生の就職内定率(内々定含む)が63%を超えています。
先輩から「お、ゆとり世代だな」と言われたときに「先輩はバブル世代ですね」と
いうジョークもあるようです。

お互いのビジネススキルに関する甘えや不安を感じさせるやり取りですね。
ビジネスで使うメールの書き方はこれまで慣れ親しんだLINEなどや
フォーマットが決まっているエントリーシートとはひと味もふた味も違います。

ポイントをしっかり確認しましょう
それではメールの書き方講座開講です。


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就職内定もらったら早めにメールの基本再確認!

内定
出典:http://www.hazimetetensyoku.com/entry/2015/03/23/161055
いうまでもなくビジネスメールは仕事のコミュニケーションにおける
重要なツールです。
他にもツールはありますが、社内外を通しての使用頻度が高いのはメールです。

メールの目的は「用件を正しく伝え、相手に行動を起こしてもらうこと」です。
送り先は上司、同僚、取引先、行政機関などの外部関係者など多岐にわたります。

いうまでもなく実際に読むのは人間です。
内容がいかに正しくとも読む方の心理的な面でマイナスの影響を与えたとすれば、
そのメールはダメということです。

相手に不快感を与える「無礼メール」は、立場をわきまえないトーンや
自己都合の一方的な押し付けなどが原因になります。

これがメールの基本中の基本です。
しっかり理解しましょう。

伝わりやすい件名や言葉遣いのポイントはこれだ!

送付先に伝わりやすい、わかりやすい件名とはどのようなものでしょうか?

それが功を奏すれば読むのを後回しにされることの回避にもつながります。
端的に言えば、件名によって具体的内容が把握できることです。

・WHAT どのような用件なのか
・WHEN いつの用件なのか
・HOW  どのようにしてほしいのか(要点)

例えば、6/10(金)の打ち合わせ議事録のご連絡、といった感じです。

また、言葉遣いで最低限守るべき点は次のとおりです。

言葉遣い
出典:http://kosodate-coaching.cocolog-nifty.com/hirasawakyoko/2008/06/post_b42a.html
○自分の立場に即した表現であること
 ・協力や支援を求めるのであれば依頼のスタンスを貫く
 ・送付先のメリットを記載する
 ・返信期限を設定したり、あまり余裕がない場合についてはその理由を付す

○下手な表現による相手評価から生じる誤解を避けること
 ・褒めたつもりが「偉そうに・・・」と感じられないように注意

○「もう結構です」など感情を露わにした後ろ向きの表現はしない
 ・メールの目的は「行動を起こしてもらうこと」なので気持ちよく伝える

この3点についてアタマに刻み込んだうえでメール作成をしましょう。


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送受信メールの整理や誤送信対応はどのように?

整理
出典:https://mypocket.ntt.com/column/organize-your-email.html
送受信メールの整理(5Sの考え方でいけば整頓まで含むかも)は
どうあるべきなのでしょう?

結論から言うと、それほど難しいものではありません。
やるべきことをやるべき時期にやるだけです。

○メールフォルダを整える
 どこからのメール等をスピーディーに把握でき、見落とし防止も可能
 ただし、探し出す時間の節約も考慮し細かすぎる設定はしない
 ・送信者や会社など管理しやすいユニットでの分類・自動振分け設定
 ・「未着手」や「実行中」、「完了」など業務進捗レベルでの分類・自動振分け設定

○ニュース配信やメルマガについては業務用フォルダとは別設定にする
 内容が時間経過とともに陳腐化したり、取引先とのお付合受信などあり
 ・必要なときに閲覧できればOK

○結果として振り分けられずに受信トレイにあるメールは新規案件等に限定
 ・ルーチン以外にやるべきことが明確になり、業務優先順位見直しにも有効

いかがです?シンプルですよね。

続いて、誤送信してしまった場合の対処方法です。
どんなに細心の注意を払っても、ヒューマンエラーは生じます。
そのときには誤送信によるダメージを最小限にすることがポイントです。

まとめ

メールは重要なコミュニケーションツールです。
ビジネスパーソンとなれば、学生時代とは違って仲間中心とは行きません。

目的は、相手様にアクションを起こしていただくことです。
これが実現しなければメールの価値はゼロです。

今回の講座を最低限レベルと考えていただき、実現確率を最大限に
高めていただければ幸いです。

メールの書き方講座閉講です。
グッドラック!

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