PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルという言葉を聞いたことがありますか？
小さなステップを踏み、それを検証し、結果を評価し、それを繰り返すことで、望む結果を得ることができる最良の方法です。
今回は、PDCAサイクルの定義、実行方法、最適な適用方法について、具体的な事例を交えながら詳しく解説していきますので、PDCAサイクルをご存じない方でもご安心ください。
では、さっそく本題に入りましょう。
PDCAサイクルの概要
PDCAサイクルとは、「計画」「実行」「確認」「行動」の4つのステップからなるシンプルなサイクルのことです。
このサイクルは、ビジネス、産業、政府において、プロセス、製品、サービスを改善するために使用されています。
このサイクルの4つのステップによって、組織や個人は効率的に結果を測定・分析し、必要に応じて調整し、必要に応じてサイクルを継続することができます。
このサイクルの構造は、品質、安全性、効率性などの分野における継続的な改善に重点を置いています。
このサイクルは、仮説、実験、分析、そして最終的な意思決定という一般的なステップを踏むため、しばしば科学的手法と比較されます。
PDCAは古くて意味がない？
PDCAサイクルは古いと思われるかもしれませんが、実はそうではありません。
PDCAサイクルは、現在でも通用する継続的改善の基本プロセスです。
昔から使い続けられているプロセスなので、古いと感じる方がいるかもしれませんが
むしろ定番になっていると解釈したほうが良いのかもしれません。
あらゆる規模の組織で成果を上げるために利用されており、その有効性を示唆する重要な経験的証拠もあります。
例えば、Walmarts、Microsoft、Appleなどの組織はすべて、PDCAサイクルの方法論を導入プロセスの指針として採用しています。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）を区別して考える
PDCAサイクルは
計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Act）の4つのフェーズで構成されています。
Plan（計画）
プランニングの段階では、目標と目的を設定し、その目標を達成するために最適な戦略・戦術を決定します。
このフェーズでは、情報収集、データ分析、計画の策定を行います。
Do（実行）
計画を実行に移す段階です。
計画段階で決定した戦略や戦術を実行に移すことが含まれます。
Check（評価）
評価の段階では、計画や戦略の結果を監視し、分析します。
これには、フィードバックの収集、進捗状況の測定、成功と失敗の評価などが含まれます。
Act（改善）
改善段階では、評価段階に基づいて調整と変更を行います。
これには、計画の変更、戦略や戦術の改良、変更の実行が含まれます。
現場での事例
PDCAサイクルをより深く理解するために、現場の事例を見てみましょう。
ある大企業が電話応対プログラムを導入する例を考えてみましょう。
計画のステップでは、従業員が顧客と接する際に使用する標準的な接客スクリプトを作成することを決定することができます。
実行のステップでは、そのプログラムを実施し、そのスクリプトに関する従業員のトレーニングを開始します。
チェックのステップでは、従業員のパフォーマンスを監視し、カスタマーサービスプログラムが意図したとおりに機能しているかどうかを確認します。
また、顧客満足度調査を実施し、プログラムが目標に到達していることを確認します。
最後に、actのステップでは、接客プログラムが期待に応えていない場合、接客プログラムを改良することを決定することができます。
また、お客様のニーズにより良く応えるために、スクリプトをカスタマイズすることもあります。
PDCAで最大の成果を上げるためのヒント
PDCAサイクルの成果を最大化するためには、いくつかのコツがあります。
ここでは、その中でも特に重要なものを紹介します。
- 小さく始める
PDCAサイクルを最大限に活用するためには、達成可能な小さなステップから始める必要があります。
あまり早く、多くのことをやろうとしないことです。
小さく始めることで、結果を追跡し、それに応じて調整することができます。 - 成功から学ぶ
PDCAサイクルの最も優れた点の一つは、最初の取り組みによる成功と失敗を活用できることです。
成功から学び、その知識を今後の意思決定の原動力とすることができるのです。 - 継続的に評価する
PDCAサイクルを回すには、進捗状況を継続的に評価することが不可欠です。
そうすることで、目標に到達することができます。 - 自分の決断と行動に責任を持つ
自分の決断と行動に責任を持つことが重要です。
そうすることで、軌道に乗り、長い目で見て有益な決断をすることができます。
まとめ
PDCAサイクルは、望ましい結果を達成するための4つのステップからなるプロセスです。
小さなステップを踏み、それをテストし、結果を評価し、それを繰り返すという考え方がベースになっています。
今回紹介したポイントを押さえれば、PDCAサイクルを最大限に活用し、効果的に成果を上げることができます。
今度、目標を達成するとき、決断するとき、PDCAサイクルを思い出し、それを活用してください。
