サマリーとは一般的には「要約」を意味し、ビジネスにおいては長い文書やレポートの内容を短く簡潔にまとめたものを指します。
今回はサマリーについて、その意味やビジネスでの使われ方、文書例を解説します。
サマリーとは
サマリーは端的に言うと「要約」を意味しており、長い文書の中から重要なポイントを抽出して短くまとめたものを指します。
ビジネスでは、報告書や提案書、マーケティングプランなどの文書の重要な情報をまとめるために使われることが多いですね。
また、要約を意味するものなので簡潔かつ明確に書くことが求められます。
読者にとって長い文書を読むのは時間がかかるため、サマリーがあれば重要な情報を効率的に把握することができます。
ビジネスにおいてのサマリー
ビジネス文書においてはサマリーを書くことを求められがちです。
サマリーを書く際には、短く簡潔にまとめることや、重要な情報を抽出することが大切です。
また、プレゼンテーション資料においては、スライドの内容やポイントをまとめたサマリーを用意することが効果的です。
ビジネス文書でのサマリー例
ビジネス文書でサマリーが求められる場合は、様々な例があります。
報告書
報告書のサマリーとは、報告書の目的、手法、結果、提言などを簡潔にまとめたものです。
例えば、新商品の市場調査報告に対してのサマリーだと以下のようになります。
「当社の新商品の市場調査報告書」
目的: 新商品の市場性を調査する
手法: アンケート調査、競合調査、実店舗調査
結果: 若年層に人気があり、需要が高いことがわかった。競合製品と比較して価格が高いため、価格設定の見直しが必要。実店舗においても商品が認知されていないため、宣伝の強化が必要。
提言: 商品の価格を見直し、SNS広告を中心に宣伝を強化することを提言する。
提案書
提案書においては、提案内容やその背景、メリット、デメリットなどをまとめることが必要です。
例えば、新しいプロジェクトを提案する場合、以下のようなサマリーを記載することが効果的です。
「新しいプロジェクトAの提案」
背景: 当社の現在の製品ラインナップでは、新しい市場を開拓することができていない。新しいプロジェクトAは、この問題を解決するために立ち上げられる。
提案内容: 新しいプロジェクトAは、新しい市場を開拓するために立ち上げられる。既存の製品とは異なる特徴を持つ製品を開発し、新しい顧客層にアピールすることを目指す。
メリット: 新しい市場を開拓することができ、当社の業績向上につながる。新しい製品を開発することで、競合他社との差別化を図ることができる。
デメリット: 新しい市場への進出はリスクが伴う。開発期間が長引く場合があるため、開発コストがかかる。
以上のように、サマリーをまとめることで、提案内容やその背景、メリット、デメリットなどを簡潔にまとめることができます。
プレゼンテーション資料
プレゼンテーション資料は、スライドの内容やポイントをまとめたサマリーを用意することが多くあります。
プレゼンテーション資料のサマリー例としては、以下のようなものが考えられます。
「新商品Aのプレゼンテーション」
商品名: 新商品A
キャッチコピー: 高品質な素材で作られた、快適な着心地が魅力の商品
特徴: 競合商品と同等の価格で、使い勝手が良く、長期間利用できる
価格: 競合商品と同等
販売戦略: SNS広告を中心に展開する
以上のように、商品名やキャッチコピーを記載したスライドの後に、商品の特徴や価格、販売戦略を簡潔にまとめたサマリーを挿入することが効果的です。読者は、サマリーを見ることで、商品のポイントを効率的に把握できるようになります。
業績報告書
業績報告書のサマリーは、会社の業績や財務状況、今後の方針などをまとめたものです。
例えば、以下のようなサマリーを記載することが考えられます。
「2021年度第1四半期業績報告書」
売上高: 1億円
営業利益: 500万円
純利益: 300万円
今後の方針: 新規事業の立ち上げ、販売チャネルの拡大、コスト削減に取り組む
以上のように、業績報告書のサマリーには、会社の業績や財務状況を簡潔にまとめることが求められます。
マーケティングプラン・ビジネスプラン
マーケティングの目的や戦略、予算などをまとめたマーケティングプランや、事業内容やビジョン、市場動向などをまとめたビジネスプランなどのサマリーが求められることがあります。
マーケティングプランのサマリー例としては、以下のようなものが考えられます。
「新商品Aのマーケティングプラン」
目的: 新しい市場を開拓すること
ターゲット顧客: 20代～30代の女性、年収400万円以上
提供価値: 競合製品よりも高品質であり、使い勝手が良い
販売戦略: SNS広告を中心に展開する。インフルエンサーに商品を宣伝してもらう
予算: 300万円
成果指標: SNS投稿数、売上高
以上のように、新商品Aのマーケティングプランのサマリーでは、目的やターゲット顧客、提供価値、販売戦略、予算、成果指標などを簡潔にまとめています。
このように、ビジネス文書においてサマリーを書くことが求められる例は多岐にわたりますが、重要なのは、要点を簡潔にまとめることです。
サマリーの書き方のポイント
サマリーを書く際には、以下のポイントに気をつける必要があります。
- 短く簡潔にまとめること
- 重要な情報を抽出すること
- 読み手の立場になって書くこと
- 文章の流れや構成に沿って書くこと
以上のポイントを意識しながら、サマリーを書くことが大切です。
ビジネスでのサマリー作成例として、プレゼンテーション資料のサマリーを考えてみましょう。
例えば、新商品のプレゼンテーションを行う場合、スライドには、商品の概要や特徴、価格、販売戦略などの情報が含まれます。
しかし、長いスライドを見るのは時間がかかるため、スライドの最初には、商品名と簡単なキャッチコピーを記載したスライドを用意し、その後に商品の特徴、価格、販売戦略を簡潔にまとめたサマリーを挿入します。
例えば、「新商品Aは、高品質な素材を使用し、快適な着心地が魅力の商品です。価格は競合製品と同等で、販売戦略としては、SNS広告を中心に展開する予定です。」といったように、商品のポイントを箇条書きにしてまとめることが効果的です。
読者は、サマリーを見ることで、商品のポイントを効率的に把握できるようになります。
また、サマリーには、商品の利点や強みを強調することで、商品のアピールポイントをより明確に伝えることができます。
まとめ
サマリーは、ビジネスにおいて重要な役割を果たす要約を指します。
長い文書の中から重要なポイントを抽出してまとめることで、読者が効率的に情報を把握できるようになります。
サマリーを書く際には、短く簡潔にまとめることや、読み手の立場になって書くことが大切です。
ビジネス文書を作成する際には、サマリーの重要性を意識して、適切な場面で活用するようにしましょう。
